Pravidlá pri zriaďovaní a prevádzkovaní zberní on line prostredníctvom obchodných partnerov - mandatárov
Úvod
Smernica predstavuje súhrn základných zásad, pravidiel a činností jednotlivých odborov, ich právomocí a zodpovednosti. Súčasťou smernice sú prílohy.
Článok 1 - VÝBER OBCHODNÝCH MIEST
Pri výbere nových obchodných miest pre zriadenie zberne je potrebné, aby bola každá písomná ponuka obchodného priestoru zaregistrovaná v elektronickej databáze spoločnosti TIPOS, národná lotériová spoločnosť, a.s.(ďalej tiež „TIPOS“ alebo „spoločnosť TIPOS“) s prideleným číslom ponuky. Zber nových obchodných ponúk sa uskutočňuje v sídle spoločnosti TIPOS alebo na príslušnom regionálnom stredisku, podľa územnej príslušnosti jednotlivých ponúk.
Súčasťou každej písomnej ponuky je dotazník „Obchodná ponuka pre zriadenie zberne s terminálom on line“ (v prílohe) vyplnená záujemcom, ktorá upresňuje základné informácie o ponúkanom obchodnom priestore. Tento je zaslaný na adresu záujemcu o zberňu. Dotazník je tiež dostupný na webovej stránke www.tipos.sk.
Dôležité: Každá ponuka obchodného priestoru doručená do spoločnosti TIPOS, vrátane ponúk doručených prostredníctvom regionálnych stredísk, musí byť s priradeným číslom zaregistrovaná v aplikácii TIPOS z dôvodov prepojenia s ostatnými nadväzujúcimi informáciami z dôvodu aktuálnosti on line údajov a elektronickej archivácie obchodných ponúk.
Základné parametre pri posudzovaní nového obchodného miesta
Posudzované parametre obchodnej ponuky: Výhodnosť umiestnenia ponúkaného obchodného priestoru v rámci mesta, či obce;
- Počet obyvateľov napočet aktívnych terminálov, v prípade obce minimálny počet obyvateľov 2 000 a viac;
- Nežiaduca terminálová konkurencia - vzdialenosť najbližšie existujúcich zberní
- Finančná úspešnosť terminálov umiestnených v blízkosti ponúkanej prevádzky, t.j. priemerné týždenné vklady na existujúci terminál;
- Kvalifikovaný odhad predpokladanej výšky tržieb v ponúkanom obchodnom mieste;
- Typ ponúkanej obchodnej prevádzky z hľadiska aktuálnej potreby zriadenia istého typu zberni (podľa typológie zberní), najmä však z hľadiska potreby „KLUB KENO terminálov“.
V prípade nezaujímavej obchodnej ponuky pre TIPOS, bude zaslané písomné stanovisko s uvedením dôvodu, prečo ponuka nebola zrealizovaná. Táto informácia bude zaznamenaná aj v aplikácii TIPOS. Takto vybavené „Zamietnuté ponuky“ sú archivované pre prípad možného návratu, príp. nahradenia problematickej zberne, oslovením záujemcu archivovanej ponuky.
Spracovanie obchodnej ponuky
Uskutočňuje sa na jednotlivých regionálnych strediskách obhliadkou s oficiálnym názvom Obhliadka obchodného priestoru. Z nej je vyhotovený Záznam z obhliadky obchodného priestoru a písomné (ne)doporučenie ponuky s vyjadrením sa prečo (ne)doporučujeme obchodný priestor. (Pozn. Návrh obhliadkového formuláru v prílohe).
Rozhodnutie o zriadení zberne
Základné kritériá pri zriadení novej zberne sú posudzované podľa reálneho a objektívneho popisu, či zhodnotenia obhliadnutého obchodného miesta zástupcom regionálneho strediska.
Každému rozhodnutiu o zriadení zberne predchádza komplexné zozbieranie, posúdenie a vyhodnotenie všetkých parametrov, informácií a materiálov predložených záujemcom a príslušným zástupcom regionálneho strediska, do ktorého pôsobnosti obchodná ponuka patrí.
Finálne rozhodnutie o zriadení zberne sa uskutočňuje na zasadnutí pracovnej komisie pre posudzovanie nových obchodných miest pre zriadenie zberne. Pracovná komisia pozostáva z kompetentných pracovníkov TIPOS-u s prihliadnutím najmä na posudok regionálneho pracovníka, ktorý má najširší prehľad a zároveň najobjektívnejší pohľad na možnú efektivitu zriadenia zberne.
Zároveň každý zástupca regionálneho strediska:
- Môže sa kedykoľvek zúčastniť a byť teda členom konkrétnej pracovnej komisie;
- Môže kedykoľvek predložiť návrh obchodnej ponuky, ktorá sa mu z hľadiska umiestnenia v danom regióne zdá žiaduca, príp. podať návrh na výmenu existujúcej (problematickej) zberne inou. Komplexné stanovisko k obchodnej ponuke po komisionálnom posúdení (Súhlasné stanovisko k zriadeniu zberne) spracuje a zašle záujemcovi. Zároveň si vyžiada všetky doklady potrebné k uzatvoreniu Mandátnej zmluvy, vyplnený a potvrdený formulár Súhlas s inštaláciou antény a anténneho zvodu, potrebný k zadaniu pokynu na inštaláciou terminálu a zároveň sa stanoví termín na zaškolenie obsluhy terminálu.
Článok 2 - Mandátna zmluva a Start date
Doklady potrebné k uzatvoreniu Mandátnej zmluvy a k samotnému pokynu na inštaláciu terminálu:
- Aktuálny doklad o podnikateľskom oprávnení – živnostenský list, príp. výpis z obchodného registra úradne overený;
- Podnikateľské oprávnenie musí mať zaregistrovanú živnosť sprostredkovateľská činnosť, príp. sprostredkovanie obchodu a služieb;
- Doklad o registrácii a pridelení daňového identifikačného čísla na príslušnom daňovom úrade;
- Kópia zmluvy o vedení účtu v peňažnom ústave (bankové spojenie a číslo účtu);
- Kópia platnej nájomnej zmluvy spojenej s užívaním priestorov zberne, v príp. vlastníctva, aktuálny list vlastníctva;
- Súhlas vlastníka objektu, v ktorom má byť zriadená zberňa, s inštaláciou antény príp. svetelného reklamného pútača;
- Revízna správa o elektrotechnickej inštalácii v prevádzke budúcej zberne.
Všetky uvedené doklady je potrebné doručiť do spoločnosti TIPOS, maximálne však do jedného mesiaca od zaslania stanoviska o zriadení zberne. V opačnom prípade má TIPOS právo nezrealizovať zriadenie zberne.
Uzatvorenie Mandátnej zmluvy
Odbor Mandátnych vzťahov a distribučnej siete zodpovedá za:
- Oboznámenie potenciálneho mandatára so všetkými skutočnosťami súvisiacimi s prevádzkovaním zberne;
- V prípade požiadavky potenciálneho mandatára zaslať návrh Mandátnej zmluvy k preštudovaniu a prekonzultovať s ním prípadné pripomienky;
- Za presnosť údajov mandatára uvedených v zmluve;
- Aby zmluvu podpísala osoba uvedená v zmluve a zároveň osoba oprávnená - z pohľadu podnikateľského oprávnenia, a to najmä v prípade právnických podnikateľských subjektov;
- Za uvedenie správneho dátumu platnosti a najmä účinnosti Mandátnej zmluvy.
Mandátna zmluva sa uzatvára osobne, prípadne doporučenou zásielkou. Mandatárovi sa zasielajú k podpisu dve vyhotovenia Mandátnej zmluvy s platnými prílohami podpísané oprávnenými zástupcami spoločnosti TIPOS.
Zadanie Start day terminálu a sprevádzkovanie novej zberne
Pred samotným uvedením terminálu a zberne do prevádzky sa overí a vykoná :
- Podpísanie, teda uzatvorenie Mandátnej zmluvy, pri ktorom sa venuje pozornosť predovšetkým dátumu platnosti a účinnosti Mandátnej zmluvy, ktorý musí korešpondovať so Start day terminálu;
- Informáciu o nainštalovaní terminálu;
- Splnenie zákonnej oznamovacej povinnosti voči príslušnému daňovému úradu, v ktorého pôsobnosti chceme sprevádzkovať zberňu a oznamovaciu povinnosť MF SR;
- Vyškolenie pracovníkov určených mandatárom k obsluhe terminálu on line, a tým získaní preukazu , ktorý ich oprávňuje k obsluhe terminálu.
Po overení správnosti uvedených dokumentov Obor mandátnych vzťahov a distribučnej siete po vzájomnej dohode s príslušným regionálnym strediskom zadá Start day terminálu do Datacentra GTECH-u a oznámi tento termín mandatárovi kvôli pripravenosti priestorov zberne a pripravenosti pracovníkov obsluhujúcich terminál (ďalej agent).
Zástupca regionálneho strediska osobne „odštartuje terminál“ (príp. pomôže agentom pri prvom prihlasovaní sa do systému on line ), prinesie všetok potrebný materiál k riadnemu sprevádzkovaniu zberne (tikety, farbiaca páska, papierové kotúče, prevádzkové obálky, výtlačky herného plánu ( HP)). Zodpovedá za zákonnú povinnosť „prvého vystavenia“ výtlačku HP v zberni.
Článok 3 - prevádzkovanie zberne on line
Rozhodnutie o zablokovaní a následnom odblokovaní terminálu v zberni
Odbor ekonomiky a financovania zodpovedá za pravidelnosť, včasnosť a presnosť vykonávania úhrad mandatára podľa splatných zúčtovaní. V prípade nedodržiavania tejto zmluvnej povinnosti mandatára sa predkladá vedúcemu Odboru mandátnych vzťahov a distribučnej siete zoznam mandatárov, ktorí nevykonali zmluvnú úhradu v splatnom období. Doba splatnosti úhrady je spravidla 7 dní odo dňa vystavenia zúčtovania, kontrola úhrad sa vykonáva každú stredu. Následne je spracované aktuálne oznámenie formou Unmess-u pre GTECH, ktoré má účinok výzvy pred samotným zablokovaním terminálov mandatára nedodržiavajúceho splatné obdobie fakturácie. V Unmess-e je stanovený presný termín, dokedy si má mandatár splniť povinnosť vykonania úhrady omeškaných zúčtovaní (spravidla do piatku). Po nedodržaní tohto termínu je vypracovaný zmenový list s okamžitou platnosťou dočasného zablokovania terminálov. Odbor ekonomiky a financovania sleduje zrealizovanie každej úhrady mandatára, ktorému boli terminály zablokované. Po vykonaní úhrady mandatárom (vyrovnanie vzniknutého dlhu), túto skutočnosť oznámi Odboru mandátnych vzťahov a distribučnej siete.
Sledované skutočnosti smerujúce k odblokovaniu terminálu sú:
- Uhradené zúčtovanie tržieb za omeškané obdobie priamo do pokladne spoločnosti TIPOS, národná lotériová spoločnosť, a.s.;
- Doklad o vklade v hotovosti priamo na účet TIPOS, národná lotériová spoločnosť, a.s.,
- Doklad o vykonanom prevode prostriedkov v prospech účtu TIPOS. V tomto prípade sa za zrealizovanú úhradu považuje platba pripísaná na účet TIPOS, národná lotériová spoločnosť, a.s.
Maximálne do jednej hodiny po oznámení zrealizovanej úhrady mandatárom sa zadá pokyn na okamžité odblokovanie terminálu, a tým sprevádzkovaniu zberne.
Každé odblokovanie terminálu je pokutované zmluvne dohodnutou výškou poplatku za odblokovanie vo výške 500 Sk (16,60 €), ktorá sa prejaví v najbližšom zúčtovacom období. V prípade viacerých terminálov mandatára sa táto suma násobí počtom terminálov mandatára.
Opakované nedodržanie dohodnutej doby splatnosti úhrady sa považuje za závažné porušenie ustanovení mandátnej zmluvy s vyhradeným právom mandanta na zrušenie zberne odinštalovaním terminálu alebo terminálov z priestorov zberní mandatára.
V prípade, že pohľadávka po dobu 7 dní po zablokovaní terminálu je naďalej nevyrovnaná:
- Odbor ekonomiky a financovania doporučene zašle Výzvu na úhradu s presným určením termínu splatnosti 10 dní;
- Pri nedodržaní určeného termínu riešenie pohľadávky postúpi celú záležitosť právnemu oddeleniu spoločnosti s nasledovnou dokumentáciou:
- Mandátna zmluva (kópia)
- Zúčtovacie doklady – potvrdené kópie neuhradených dokladov Saldokonto, Kópia listu Výzva na úhradu.
Sledovanie rentabilnosti terminálov
Sledované skutočnosti:
- Neštandardné transakcie terminálov spôsobené neúmerne vysokými vkladmi na termináli oproti bežným, priemerným vkladom konkrétneho terminálu (príklad: 1,3 mil.Sk (43 152,09 €)denné vklady v lotérii KLUB KENO bez skutočnej platby za stávku spôsobené agentom);
- V takomto prípade poverený pracovník neodkladne informuje riaditeľa Odboru mandátnych vzťahov a distribučnej siete a následne mandatára a pri zistení nekalých transakcií zadá pokyn na zablokovanie terminálu. Ďalej sa tento prípad rieši priamo s mandatárom.
- Pri neúmernom poklese tržieb terminálu, telefonicky a následne prostredníctvom regionálneho pracovníka zisťuje príčinné súvislosti poklesu tržieb;
V prípade, že priemerka tržieb terminálu vypočítaná z 12-tich po sebe idúcich týždňoch nedosahuje zmluvne požadovanú výšku min. 14 000 Sk (464,71 €) (posudzujeme vzhľadom na plošné umiestnenie terminálov v problémovej lokalite):
- Obchodný partner sa doporučeným listom upozorňuje na nízke tržby v jeho zberni s odporúčaním hľadať riešenie ako obrat zvýšiť (pasívny, neochotný agent, neochota vyplácať výhry, slabá reklama, nevhodné otváracie hodiny, sprístupnenie KLUB KENO, žreby nielen ako samotný produkt, ale aj ako doplnkový k inému produktu – podpora predaja);
- Po 4-och týždňoch od písomného upozornenia nezmeneného stavu obratov, dáva poverený pracovník podnet na príslušné regionálne stredisko k zisteniu príčin nízkych vkladov (problém malých obcí, ktoré nedosahujú požadované vklady, zároveň sa prihliada na skutočnosť, ak vo vzdialenosti 20 km nie je žiaden iný terminál);
- V prípade, že i regionálny pracovník dospeje k zisteniu, že terminál nebude a predovšetkým nechce zarábať viac, dáva návrh na zrušenie zberne odinštalovaním kompletného technického zariadenia z priestorov zberne;
- Poverený pracovník TIPOS-u písomným listom mandatárovi oznámi zrušenie zberne citovaním primeraného ustanovenia mandátnej zmluvy.
Rozhodnutie o zrušení zberne
Spoločnosť TIPOS, národná lotériová spoločnosť, a.s., si vyhradzuje právo zrušiť už existujúcu zberňu mandatára odinštalovaním terminálu v prípade:
- Ak priemerná týždenná tržba z lotériových a nelotériových činností spolu, vypočítaná z 12-tich ktorýchkoľvek po sebe idúcich kalendárnych týždňov nedosahuje úroveň ekonomickej rentability, za ktorú sa považuje tržba spolu vo výške minimálne 14 000,- Sk (464,71 €) /týždeň a terminál, pričom dodržuje postup uvedený v predchádzajúcej kapitole;
- Pri opakovanom nedodržiavaní dohodnutej doby splatnosti úhrady;
- Ak mandatár umožní prístup a manipuláciu s terminálom cudzím osobám, prípadne prenechá alebo poskytne do užívania terminál tretej osobe.
- Návrh na zrušenie zberne predkladá vedúci oddelenia mandátnych činností a zberní alebo zástupca príslušného regionálneho strediska, v ktorého pôsobnosti sa problematická zberňa nachádza, pričom sa v návrhu musí uviesť predovšetkým:
- Základné identifikačné údaje o termináli, zberni a mandatárovi;
- Dôvod zrušenia zberne;
- Podkladové materiály, ktoré preukazujú dôvodné porušenie ustanovení mandátnej zmluvy;
- V spolupráci s povereným pracovníkom odboru ekonomiky a financovania, v prípade nedodržiavania dohodnutej doby splatnosti úhrad, predloží i materiály, ktoré dokladujú výšku saldokonta príslušného mandatára (výpisy zo saldokonta) a platobnú disciplínu;
- Prehľad balíčkov okamžitých lotérií vydaných v prospech terminálu , ktorý je navrhovaný na odinštalovanie, prehľad balíčkov otvorených pre predaj a nakoniec balíčkov originálne zabalených, doposiaľ neotvorených pre predaj.
Zmena a prevod mandátnych práv
V súvislosti so žiadosťami mandatárov o vykonanie zmien mandátnych práv súvisiacich s prevádzkovaním zberní v prospech nových podnikateľských subjektov si vyžaduje nasledovné:
- Písomná žiadosť mandatára, ktorý chce zmenu vykonať v prospech iného podnikateľského subjektu, podpísaná súčasným mandatárom a zároveň potenciálnym, novým mandatárom;
- V prípade, že je táto zmena podmienená presným dátumom vykonania zmeny mandatára, tento dátum v žiadosti uviesť;
- Úradne overený doklad o podnikateľskom oprávnení, teda živnostenský list, príp. výpis z obchodného registra so zaregistrovanou živnosťou sprostredkovateľská činnosť, príp. sprostredkovanie obchodu a služieb;
- Kópia platnej nájomnej zmluvy, príp. kúpnej zmluvy či listu vlastníctva k priestorom zberne;
- Doklad o registrácii a pridelení daňového identifikačného čísla na príslušnom daňovom úrade;
- Kópia zmluvy o vedení účtu v peňažnom ústave (bankové spojenie a číslo účtu).
Realizáciu zmien mandátnych práv vykonáva výhradne vedúci Oboru mandátnych vzťahov a distribučnej siete, pričom kontroluje všetky náležitosti potrebné k vykonaniu zmeny mandatára, ich aktuálnosť a správnosť (detto ako pri uzatváraní novej Mandátnej zmluvy).
Zároveň upozorňuje pôvodného mandatára o výške jeho záväzkov voči spoločnosti TIPOS a predovšetkým o zrealizovaní zúčtovania za vydané balíčky žrebov v prospech ich pôvodných terminálov. Všetky balíčky žrebov vydané na terminál musia byť zúčtované, tzn. otvorené pre predaj, príp. originálne zabalené vrátené k vykonaniu spätného príjmu.
Po zúčtovaní, príp. vrátení všetkých balíčkov žrebov vydaných v prospech pôvodného mandatára, sa môže zmena mandatára vykonať.
Prípadné neuhradené záväzky predchádzajúceho mandatára sa riešia priamo na Odbore ekonomiky a financovania, príp. v spolupráci s právnym oddelením.
Na základe predloženého spracovaného návrhu sa na vykonanie tejto zmeny zadajú prostredníctvom zmenového listu do systému v GTECH-u nové čísla terminálov korešpondujúce s novým mandatárom s príslušnými náležitosťami potrebnými k riadnej databázovej evidencii terminálov (tzv. Start day).
Pôvodným číslam terminálov, opätovne prostredníctvom zmenového listu, zadá tzv. End day , čiže deň ukončenia činnosti terminálu v systéme on line .
Pri každej zmene mandatára, t.j. zmena podnikateľského subjektu s novým IČO, sa musí zrealizovať systémová zmena čísel terminálov.
Článok 4 - Iné aktivity
V súvislosti s viacerými prípadmi škody na termináloch spôsobenej neodbornou a nešetrnou manipuláciou zo strany agentov alebo spôsobenou vadami na elektroinštalácii v priestoroch zberne (pri Hot line zásahu zasiahnutie servisného technika elektrickým prúdom, výpadok terminálu, príp. požiar)sa riešia tieto skutočnosti:
- Príslušný servisný technik oznámi akýkoľvek vzniknutý problém v zberni prostredníctvom vedúceho regionálneho strediska písomne (emailom).
- Mandatár je informovaný o tejto skutočnosti a zodpovedá za vzniknuté škody;
- V prípade poškodenia, zničenia terminálu alebo ostatných technických zariadení treťou osobou alebo živelnou udalosťou, je mandatár povinný o tejto skutočnosti bezodkladne informovať orgány činné v trestnom konaní a spísaný zápis zaslať bezodkladne mandantovi;
- Na všetky takto vzniknuté skutočnosti sa primeraným spôsobom použijú konkrétne ustanovenia mandátnej zmluvy, ktoré môžu viesť k uplatneniu nároku na náhradu škody, alebo až k odstúpeniu od mandátnej zmluvy (závažné porušenie zmluvných povinností).
Ako predísť takýmto situáciám:
Pri každej obhliadke nového obchodného priestoru žiada pracovník regionálneho strediska k nahliadnutiu revíznu správu o elektrotechnickej inštalácii a voľným okom posúdi stav a starostlivosť o elektrickú inštaláciu v priestoroch budúcej zberne.
Podmienkou uzavretia mandátnej zmluvy je kópia revíznej správy o elektrotechnickej inštalácii.